Englisch version below, please note that only the German version is legally binding.
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir bedanken uns für Ihre Bereitschaft, sich zur Teilnahme an KD²Lab Studien im Registrierungssystem ORSEE zu registrieren. Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die im Rahmen der Organisation von KD²Lab Studien erfolgende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Aktuelle Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, Kontaktadressen und Hinweise zum Vorgehen bei verschiedenen Anliegen (z.B. Account löschen) finden Sie auf den Webseiten des KD²Lab und in den FAQ.
Zur Organisation von KD²Lab Studien verarbeiten wir folgende Sie betreffende personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Im Rahmen der Organisation von KD²Lab Studien sind dies folgende, Sie betreffende personenbezogenen Daten:
Angaben bei der Registrierung
Systemdaten zur Teilnahme an Studien
Systemstatistiken
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO sowie weiterer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Kaiserstraße 12
76131 Karlsruhe
Deutschland
Tel.: +49 721 608-0
Fax: +49 721 608-44290
E-Mail: info@kit.edu
Das Karlsruher Institut für Technologie ist Körperschaft des öffentlichen Rechts. Es wird vertreten durch Prof. Dr. Oliver Kraft (in Vertretung des Präsidenten des KIT).
Die Datenschutzbeauftragte des KIT ist
Ass. jur. Marina Bitmann
Hausanschrift: Kaiserstr. 12
Geb. 10.11 Raum 233
76131 Karlsruhe
Postanschrift: Postfach 6980
76049 Karlsruhe
Tel.: 0721/608-41057
Fax: 0721/608-41059
E-Mail: dsb@kit.edu
Das KIT verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke. Der mit der gegenständlichen Datenverarbeitung verfolgte Zweck besteht in der Organisation von KD²Lab Studien. KD²Lab Studien sind in der Regel wissenschaftlich motivierte Studien, die von Forscherinnen und Forschern des KIT durchgeführt werden.
Alle KD²Lab Studien werden DSGVO-konform durchgeführt und folgen den Leitlinien für ethische Grundsätze des KIT. Es gibt keine Verknüpfung zwischen den in den Studien generierten Daten und den Daten im Registrierungssystem.
Wir verarbeiten die Daten zu den folgenden Zwecken:
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DS-GVO.
Die Erteilung der Einwilligung erfolgt freiwillig. Die Einwilligung kann jederzeit mit der Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Wirkung für die Zukunft bedeutet, dass durch einen Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
Wird die Einwilligung verweigert oder widerrufen, entstehen keine Nachteile.
Die Registrierung im Registrierungssystem des KD²Lab erfolgt über ORSEE. ORSEE ist ein webbasiertes Online-Registrierungssystem, das speziell für die Organisation von wissenschaftlichen Studien entwickelt wurde. Das System wird auf Servern des KIT gehostet.
Bei der Registrierung füllen Sie das Registrierungsformular aus und setzen ein Passwort. Im Anschluss erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung Ihrer Registrierung. Erst wenn Sie Ihre Registrierung bestätigt haben, wird Ihr Profil aktiviert (double opt-in). Sollten Sie Ihr Profil nicht innerhalb von 72 Stunden aktivieren, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.
Nach der erfolgreichen Aktivierung Ihres Profils können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort im Registrierungssystem anmelden. Sie können per E-Mail Einladungen zu Studien erhalten, an denen Sie teilnehmen können. Für die Studien erfolgt eine wissenschaftlich motivierte und/oder zufällige Auswahl der eingeladenen Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Wann und wir häufig Sie eingeladen werden, hängt davon ab, für welche Studien Sie ausgewählt werden.
Die personenbezogenen Daten aus 1. werden folgendermaßen verwendet:
Angaben bei der Registrierung:
Systemdaten zur Teilnahme an Studien:
Systemstatistiken:
Die Registrierung ist eine Absichtserklärung zur Teilnahme an KD²Lab Studien. Registrierte Personen erhalten in unregelmäßigen Abständen Einladungen zur Teilnahme an Studien und können sich dann für oder gegen eine Teilnahme entscheiden. Durch die Nicht-Teilnahme entstehen keine Nachteile.
Im Profil kann über die Option "Austragen und Account deaktivieren" bestimmt werden, dass keine weiteren Einladungen mehr erwünscht sind. Der Account wird deaktiviert und die Anmeldung im System ist dann nicht mehr möglich. Wenn ein Teilnehmer oder Teilnehmerin mehr als ein Jahr nicht für eine Studie registriert war, wird er oder sie unaufgefordert ausgetragen und der Account wird deaktiviert. Sollte der Teilnehmer oder die Teilnehmerin wieder an Studien teilnehmen wollen, kann eine Reaktivierung des Accounts per E-Mail an das Labormanagement beantragt werden.
Aus wissenschaftlichen Gründen muss sichergestellt werden, dass eine wiederholte Teilnahme an Studien auch Teilnehmerinnen und Teilnehmern, deren Account im Registrierungssystem deaktiviert ist, nicht möglich ist. Daher werden die personenbezogenen Daten des Teilnehmers oder Teilnehmerin mit deaktiviertem Account erst ein Jahr nach diesem Austragen und Deaktivieren gelöscht. Eine Reaktivierung des Accounts ist dann nicht mehr möglich.
Im Falle, dass ein Teilnehmer oder Teilnehmerin seine/ihre Einwilligung widerruft, werden die personenbezogene Daten des Teilnehmers oder der Teilnehmerin unverzüglich nach dem Eingang des Widerrufs gelöscht, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
Bei der Durchführung von Studien werden durch die Entscheidungen und das Verhalten der Teilnehmenden Daten generiert. Es gibt keine Verknüpfung zwischen den in den Studien generierten Daten und den Daten im Registrierungssystem. Falls im Rahmen einer Studie sensible Daten erhoben werden (z.B. Video-/Audioaufnahmen, physiologische Daten), werden Sie in der Einladung darüber informiert. Ihre Einwilligung erfolgt im Rahmen der jeweiligen Studie.
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt.
Sofern es ausnahmsweise erforderlich sein sollte, dass weitere externe Dienstleister für uns im Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, werden diese von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet. Die betreffenden Dienstleister arbeiten ausschließlich nach unserer Weisung. Dies stellen wir durch strikte vertragliche Regelungen, technische und organisatorische Maßnahmen und ergänzende Kontrollen sicher.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten außerhalb der EU respektive des EWR oder an eine internationale Organisation findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling erfolgt nicht.
Personenbezogene Daten werden auf Verlangen des Teilnehmers oder der Teilnehmerin gelöscht. Im Falle der Deaktivierung des Accounts durch den Teilnehmer oder die Teilnehmerin oder im Falle der Inaktivität bleiben die personenbezogenen Daten weitere 12 Monate gespeichert, um Doppelanmeldungen zu verhindern und um Daten zuordnen zu können, falls der Teilnehmer oder die Teilnehmerin Fragen oder Anliegen dazu äußert. Danach werden die Daten unaufgefordert gelöscht.
Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Sie betreffende personenbezogene Daten:
Sie haben zudem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) zu beschweren (Art. 77 DS-GVO). Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Abs. 1 DS-GVO über das KIT ist gemäß § 25 Abs. 1 LDSG:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Hausanschrift:
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Postanschrift:
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
Fax: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Englisch version, please note that only the German version is legally binding.
Dear Sir or Madam,
Thank you for your willingness to register for participation in KD²Lab studies in the ORSEE registration system. With the following information, we provide you with an overview of the processing of your personal data that takes place in the context of the organization of KD²Lab studies, as well as your rights under data protection law. Current contact persons, contact addresses [hyperlink to Contact, page is being created] and instructions on how to proceed with various concerns (e.g. delete account) can be found on the KD²Lab web pages and in the FAQs.
For the organization of KD²Lab studies, we process the following personal data concerning you. According to Art. 4 No. 1 of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), personal data is any information relating to an identified or identifiable natural person. In the context of the organization of KD²Lab studies, this includes the following personal data concerning you:
Information provided during registration
System data for participation in studies:
System statistics
Responsible for the data processing within the scope of the GDPR as well as other data protection regulations is:
Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Kaiserstraße 12
76131 Karlsruhe
Deutschland
Tel.: +49 721 608-0
Fax: +49 721 608-44290
E-Mail: info@kit.edu
The Karlsruhe Institute of Technology is a body governed by public law. It is represented by President Prof. Dr. Oliver Kraft (Acting President of KIT).
KIT's Data Protection Officer is
Ass. jur. Marina Bitmann
Hausanschrift: Kaiserstr. 12
Geb. 10.11 Raum 233
76131 Karlsruhe
Postal adress: Postfach 6980
76049 Karlsruhe
Tel.: 0721/608-41057
Fax: 0721/608-41059
E-Mail: dsb@kit.edu
KIT processes your personal data solely for specified, unambiguous and legitimate purposes. The purpose pursued with the present data processing is the organization of KD²Lab studies. KD²Lab studies are usually scientifically motivated studies conducted by KIT researchers.
All KD²Lab studies are conducted in a GDPR-compliant manner and follow the KIT ethical guidelines. There is no linkage between the data generated in the studies and the data in the registration system.
We process the data for the following purposes:
The legal basis for the processing of your personal data is your consent in accordance with Art. 6, Abs. 1 a) of GDPR.
Consent is granted voluntarily. Consent can be revoked at any time with the effect for the future. Effect for the future means that a withdrawal of consent does not affect the legality of the processing carried out based on the consent until the revocation.
If consent is refused or revoked, there are no disadvantages.
Registration in the registration system of the KD²Lab is done via ORSEE. ORSEE is a web-based online registration system specifically designed for the organization of scientific studies. The system is hosted on servers of KIT.
When registering, you fill out the registration form and set a password. Subsequently, you will receive an e-mail with a link to confirm your registration. Only after you have confirmed your registration, your profile will be activated (double opt-in). If you do not activate your profile within 72 hours, your personal data will be deleted.
After successful activation of your profile, you can log in to the registration system with your email address and password. You can receive e-mail invitations to studies in which you can participate. For the studies, a scientifically motivated and/or random selection of invited participants takes place. When and how often you are invited depends on which studies you are selected for.
The personal data from 1. will be used as follows:
Information provided during registration:
• System data for participation in studies:
System statistics:
Registration is a declaration of intent to participate in KD²Lab studies. Registered persons receive invitations to participate in studies at irregular intervals and can then decide for or against participation. Non-participation does not result in any disadvantages.
In the profile, the option "Unsubscribe and deactivate account" can be used to specify that no further invitations are desired. The account will be deactivated and registration in the system will then no longer be possible. If a participant has not been registered for a study for more than one year, he or she will be unsubscribed and the account will be deactivated. If the participant wishes to participate in studies again, reactivation of the account can be requested by e-mail to the laboratory management.
For scientific reasons, it must be ensured that repeated participation in studies is also not possible for participants whose account is deactivated in the registration system. Therefore, the personal data of the participant with a deactivated account will only be deleted one year after this deregistration and deactivation. Reactivation of the account is then no longer possible.
In the event that a participant revokes his/her consent, the personal data of the participant will be deleted immediately upon receipt of the revocation, without affecting the lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent until the revocation.
When studies are conducted, data are generated by the decisions and behavior of the participants. There is no link between the data generated in the studies and the data in the registration system. If sensitive data is collected as part of a study (e.g. video/audio recordings, physiological data), you will be informed of this in the invitation. Your consent will be given in the context of the respective study.
In principle, your personal data will not be transmitted to third parties.
If it is exceptionally necessary for external service providers to process personal data for us on behalf of us, these are carefully selected by us and contractually obliged. The respective service providers will work exclusively according to our instructions. We ensure this through strict contractual regulations, technical and organisational measures and additional controls.
There is no transfer of personal data to third countries outside the EU or the EEA or to an international organisation. Automated decision-making, including profiling, is not performed.
Personal data will be deleted upon request of the participant. In case of deactivation of the account by the participant or in case of inactivity, the personal data will be stored for another 12 months to prevent duplicate registrations and to be able to assign data in case the participant raises questions or concerns. After that, the data will be deleted without being requested to do so.
You have the following rights in relation to personal data concerning you:
You also have the right to complain to the supervisory authority about the processing of personal data concerning you by the Karlsruhe Institute of Technology (KIT) (Art. 77 GDPR). Supervisory authority within the meaning of Article 51 (1) GDPR on KIT is to be:
The State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information Baden-Württemberg
House address:
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Postal address: :
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
Fax: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de